Las actas de reuniones efectivas son esenciales para documentar discusiones y decisiones en una empresa. Te ofrecen un registro claro al que se puede hacer referencia más adelante para mayor responsabilidad y claridad. Esta guía te orientará a través del proceso de redacción de actas de reuniones efectivas, desde su preparación hasta su revisión final, e incluiremos además un ejemplo de cómo hacer una acta de reunión.
¿Por qué es importante redactar actas de reuniones precisas?
Las actas de reuniones precisas tienen varios propósitos clave:
● Documentación: Presentan un registro escrito de lo que se discutió y decidió.
● Responsabilidad: Ayudan a realizar un seguimiento de los artículos de acción y las responsabilidades.
● Referencia: Sirven como punto de referencia para futuras reuniones.
Sin actas precisas se pueden olvidar detalles importantes, y esto puede dar lugar a malentendidos u oportunidades perdidas.
¿Qué debe incluirse en las actas de las reuniones?
Antes de empezar a tomar notas, es importante entender el tipo de información que necesita registrarse en la reunión. Como decíamos antes, quizá tu organización haya establecido un contenido y un formato específico para las actas de las reuniones que deberás seguir, pero, en general, suelen incluir lo siguiente:
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Fecha y hora de la reunión.
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Nombres de los participantes en la reunión y de quienes no pudieron asistir.
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Aceptación o correcciones/modificaciones de las actas de la reunión anterior.
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Decisiones tomadas sobre cada artículo del orden del día, por ejemplo:
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Acciones tomadas o acordadas
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Siguientes pasos
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Resultados de la votación: (incluyendo, si es necesario, detalles sobre quién presentó las mociones, quién las secundó y aprobó, o si se votó a mano alzada, entre otros).
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Mociones aprobadas o rechazadas
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Puntos a postponer
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Nuevos negocios
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Fecha y hora de la próxima reunión
¿Cómo hacer un acta de reunión? Paso a paso
Ahora vamos a mostrarte cómo redactar un acta, ejemplos y consejos incluidos. Esta guía muestra una forma sencilla, en cuatro pasos, de redactar actas de reuniones claras y útiles.
Paso 1: Prepárate con antelación
Un poco de preparación previa a la reunión es muy útil y puede hacerte parecer mucho más profesional.
Primero, crea una agenda. Las reuniones profesionales suelen tener una. Puedes usar esta agenda como guía para tus notas. Te ayuda a saber qué temas se van a tratar.
Seguidamente, prepara una plantilla para tus notas. Esto te ahorrará tiempo y hará que tus notas tengan siempre el mismo aspecto.
Para notas formales, incluye: un título, fecha, hora, lista de participantes, la agenda en sí, enlaces a presentaciones, decisiones claras (con justificación) y acciones detalladas (con la persona responsable y la fecha límite).
Para notas informales: una plantilla más sencilla con solo el título, la fecha, la hora y las acciones/decisiones principales funciona bien.
Paso 2: Escribir notas durante la reunión
Por lo general, es mejor escribir tus notas en un ordenador o tablet.
Las notas digitales son más fáciles de compartir, guardar y modificar posteriormente que las escritas a mano. Aunque el papel puede estar bien para algunas notas rápidas, lo digital suele ser mejor. Recomendamos utilizar una herramienta inteligente como PLAUD NOTE, que puede capturar y transcribir toda la reunión para que puedas centrarte simplemente en participar de la discusión.
Si escribes a mano, concéntrate en la información clave. No trates de escribir cada palabra. En lugar de esto, asegúrate de captar:
● Hechos: Información concreta o actualizaciones (por ejemplo, “proyecto retrasado dos semanas”).
● Problemas: Cualquier cuestión o reto planteado que deba abordarse.
● Decisiones: Esto es esencial, sobre todo en ajustes formales como los comités directivos. Anota la decisión y el motivo que la ha motivado.
● Acciones/Próximos pasos: Qué hay que hacer, quién es el responsable y para cuándo. Esto es fundamental para avanzar.
● Preguntas y respuestas: si alguien hace una pregunta, es probable que otros tengan otras parecidas. Anótalas junto a sus respuestas.
Paso 3: Haz que tus notas sean fáciles de leer después de la reunión
Este paso es esencial, incluso si las notas son solo para tu uso personal. Revisa y reescribe tus notas tan pronto como puedas después de la reunión. De esta manera, todo estará fresco en tu mente.
Estas son tres acciones clave que puedes llevar a cabo para que las actas de tus reuniones sean claras y efectivas:
● Aclara y corrige: corrige cualquier error ortográfico o frase incompletas. Transforma el lenguaje hablado en un texto escrito claro y profesional que todo el mundo pueda entender.
● Resume: Condensa la discusión para poner de relieve los puntos más críticos. Nadie quiere leer actas largas: céntrate en los hechos, las decisiones y las acciones fundamentales.
● Sé específico: asegúrate de que las decisiones sean claras como el agua, que sus fundamentos estén bien documentados y que las acciones tengan asignadas responsabilidades y plazos firmes.
En este paso, también puedes usar herramientas para hacer las cosas mucho más eficientes.
Por ejemplo, prueba a usar el PLAUD NOTE. Puedes seleccionar una plantilla de resumen de reunión dentro de la herramienta y dejar que su IA te ayude a crear un resumen fácil de leer de tus notas.
La función “buscar y reemplazar” de PLAUD NOTE se puede emplear editar tu resumen. Esto te ayuda a corregir los errores y asegurarte de que tus notas finales sean excelentes.
Paso 4: Guarda y comparte tus notas
Ahora es el momento de guardar y compartir tus notas.
Si quieres, puedes enviar por correo electrónico un resumen de las decisiones y acciones a la gente que asistió.
Para reuniones más formales, debes almacenar tus notas en un lugar central, como una plataforma del equipo o SharePoint. De esta forma, todos podrán encontrarlas cuando las necesiten. Asegúrate de que el formato que usas es fácil de buscar.
Siguiendo estos cuatro pasos, podrás crear actas de reuniones efectivas que servirán como registros de gran valor, promoverán la responsabilidad y agilizarán tus procesos de trabajo.
Cómo hacer una acta de reunión con PLAUD NOTE
Ya hemos visto los pasos habituales para redactar las actas de una reunión. Ahora, vamos a ver cómo una herramienta como PLAUD NOTE puede agilizar y mejorar todo el proceso.
Basta con seguir estos sencillos pasos:
Paso 1: Graba tu reunión
Primero, usa PLAUD NOTE para grabar tu reunión. Puedes colocarlo sobre la mesa o usarlo con tu teléfono. Escuchará a todos los que hablen y convertirá sus palabras en texto a medida que hablan. Así no tendrás que pasarte la reunión escribiendo y podrás centrarte en la discusión.
Paso 2: Deja que la IA haga el trabajo
Cuando termina la reunión, PLAUD NOTE se pone manos a la obra.
Su IA convertirá toda la grabación en una transcripción escrita. Esto te ofrece un registro completo de lo que se dijo. A continuación, puedes elegir una plantilla de resumen de reunión en PLAUD NOTE. La IA usará esta plantilla para ayudarte a crear un resumen fácil de leer de toda la reunión.
Paso 3: Revisa y comparte tu resumen
Cuando la IA cree el resumen, léelo para asegurarte de que sea correcto. Si necesitas corregir algo, puedes usar fácilmente la función “buscar y reemplazar” para realizar ediciones rápidas con la app PLAUD.
Ahora que todo está en orden, puedes compartir las actas de la reunión con tu equipo. Esto garantiza que todos sepan lo que se discutió y lo que se debe hacer a continuación.
Plantilla simplificada para redactar actas de reuniones
En cuanto al formato de las actas, estas son algunas cosas que conviene tener presente:
● Sé objetivo.
● Escribe en el mismo tiempo verbal en todo el documento.
● Evita usar nombres, salvo para registrar mociones y segundos.
● Evita las observaciones personales: las actas deben basarse únicamente en hechos.
● Si necesitas hacer referencia a otros documentos, no trates de resumirlos. Simplemente indica dónde se pueden encontrar, o adjúntalos como apéndice.
PLAUD también ofrece acceso a una comunidad de plantillas.
Puedes explorar y seleccionar entre varias plantillas prediseñadas en la biblioteca de plantillas, con lo que resulta aún más fácil adaptar el resumen de la reunión a tus necesidades.
Tanto si buscas un formato formal para una reunión de la junta directiva como un diseño más informal para una discusión en equipo, la comunidad de plantillas te garantiza el estilo adecuado para cada ocasión.
Aquí tienes una plantilla sencilla que puedes consultar la próxima vez que tengas que redactar las actas de una reunión:
Conclusión
Las actas de las reuniones son importantes; después de todo, recogen la información esencial de una reunión. Pero redactar y preparar actas no tiene por qué ser una tarea estremecedora. Esperamos que este artículo ayude a los principiantes en la redacción de actas de reuniones a dar sus primeros pasos para crear actas de reuniones efectivas para su organización.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario aprobar las actas de las reuniones?
Sí, las actas de las reuniones normalmente deben aprobarse para garantizar su exactitud y exhaustividad. El proceso de aprobación suele tener lugar al comienzo de la siguiente reunión, donde los asistentes revisan las actas de la reunión anterior y las aprueban tal y como están redactadas o sugieren correcciones. Tras aprobarlas, las actas pasan a ser el registro oficial de la reunión. Este proceso ayuda a mantener la transparencia y la responsabilidad dentro de la organización. Antes de compartir las actas de la reunión, asegúrate de que el presidente de la junta las haya revisado y revisado o aprobado para su distribución. No son un registro oficial de la reunión mientras no se haya llevado a cabo este proceso.
¿Cuáles son algunos errores comunes que se deben evitar al redactar las actas de una reunión?
Al redactar las actas de una reunión, es importante evitar sobrecargarlas con detalles innecesarios que dificulten su lectura. En vez de transcribir cada conversación palabra por palabra, céntrate en resumir claramente las decisiones clave y los artículos de acción. No aclarar los artículos de acción también puede ser un error: cada tarea debe asignarse a una persona específica con un plazo claro. Retrasar la distribución también puede causar problemas, ya que la información puede dejar de ser relevante. Por último, un formato inconsistente puede confundir a los lectores, así que es esencial usar una plantilla estandarizada.
¿Cómo puedo asegurarme de que las actas de mis reuniones cumplen con la normativa legal?
Para garantizar el cumplimiento legal, registra de forma precisa las resoluciones, los votos y las mociones, y evita incluir opiniones personales en las actas. Incluye detalles como los nombres de los asistentes, el quórum y los votos para establecer la validez. Mantener la neutralidad y la objetividad en todo momento es esencial para evitar impugnaciones legales. Por último, almacenar las actas de forma segura y garantizar que sean accesibles para futuras consultas ayuda a mantener el cumplimiento.
