Comencemos por lo esencial. ¿Qué es una guía de entrevista? Una guía de entrevista bien elaborada es tu arma secreta para una contratación justa, consistente y eficiente. Sin embargo, muchos managers invierten horas en elaborar preguntas solo para lidiar con notas dispersas, juicios sesgados y ciclos de decisión lentos. En este artículo aprenderás a diseñar y perfeccionar una guía de entrevista sólida, y descubrirás la herramienta ideal para que cada paso sea realmente sencillo.
Las entrevistas pueden ser decisivas a la hora de contratar nuevos talentos. Un enfoque estructurado puede mejorar mucho tus posibilidades de acertar con la contratación. Te mostramos cómo optimizar el proceso de las entrevistas, desde la preparación hasta el seguimiento posterior.
Preparación previa a la entrevista
Una preparación minuciosa es la clave para una entrevista con éxito.
Realiza un análisis del puesto
Empieza por entender en profundidad el rol del que tratará la entrevista. Revisa la descripción del puesto para localizar los conocimientos, habilidades y aptitudes (KSAs) más importantes. A partir de ahí, identifica las competencias clave fundamentales para el éxito. Estas pueden incluir:
● Habilidades técnicas
● Efectividad interpersonal
● Resolución de problemas
● Flexibilidad
● Trabajo en equipo
● Autogestión
● Habilidades de comunicación
Prepara las preguntas con antelación
El rendimiento pasado es un indicador fiable del éxito futuro. Por tanto, céntrate en elaborar preguntas basadas en el comportamiento que animen a los candidatos a compartir experiencias pasadas específicas, sus acciones y los resultados obtenidos.
● Preguntas sobre el comportamiento: Estas preguntas deben estar relacionadas con el trabajo en cuestión, ser abiertas y centrarse en el comportamiento pasado. Por ejemplo, para evaluar el servicio al cliente, podrías preguntar: “Cuéntame una vez en la que tuviste que lidiar con la queja de un cliente difícil. Describe tus acciones. ¿Cuál fue el resultado?"
● Prioriza: Crea una lista de preguntas alineadas con los KSAs y las competencias críticas. Prioriza las cualidades más importantes para el rol, junto con cualquier otra pregunta que te ayude a evaluar la idoneidad del candidato o la candidata.
Formar al entrevistador
Cualquier persona que participe en el proceso de entrevista debe estar bien preparada y ser consistente.
Conocimientos y formación: Asegúrate de que todos los entrevistadores conozcan bien los requisitos del puesto y estén formados en áreas clave:
○ Establecer una buena relación
○ Preguntas efectivas
○ Documentación
○ Evaluación de respuestas
○ Aplicar escalas de valores
Distribución del material:El entrevistador principal (a menudo el superior inmediato) debe proporcionar todo el material necesario, como currículos, preguntas para la entrevista y escalas de calificación, al panel con suficiente antelación.
Consistencia del panel: Si realizas entrevistas en panel, decide qué preguntas serán uniformes para todos los candidatos, así como cualquier pregunta específica que quieras hacerles de manera particular.
Gestión del calendario: Establece con antelación un calendario de entrevistas claro con los entrevistadores. La mayoría de las entrevistas duran entre 45 y 50 minutos. Asigna unos 10 minutos por pregunta de comportamiento y 15 minutos al final de cada entrevista para puntuar las respuestas.
Durante la entrevista
Mantén la concentración y la profesionalidad durante toda la entrevista.
Toma notas
Captura el contenido de la entrevista de forma eficaz. Confiar tan solo en la memoria puede dar lugar a imprecisiones más adelante. Las notas detalladas te permiten recordar los puntos clave y los ejemplos específicos ofrecidos por el candidato o la candidata.
Usa herramientas como Plaud Note para este paso. Es muy útil. Plaud Note captura la conversación, la escribe por ti e incluso hace resúmenes breves. Esto significa que puedes escuchar realmente a la persona que estás entrevistando. Captarás todos los puntos principales y ejemplos. Esto hace que luego sea más fácil y preciso revisar la entrevista.
Cierre de la entrevista
Un cierre contundente deja una impresión positiva y gestiona las expectativas de los candidatos.
Preguntas del candidato: Dedica 15 minutos al final para que el candidato te haga preguntas a ti o al panel.
Próximos pasos: Comunica con claridad los siguientes pasos del proceso de contratación y el marco de tiempo previsto para el seguimiento.
Expresa tu gratitud: Agradece al candidato por su tiempo. Si tienes disponibilidad, ofrécele una breve excursión por la oficina para que se haga una idea del ambiente.
Después de la entrevista
La fase posterior a la entrevista es esencial para una toma de decisiones eficaz.
Puntuación de las respuestas
Completa la puntuación de inmediato tras cada entrevista, mientras la información aún está fresca. Por eso has incorporado esos 15 minutos de tiempo de carga al final de cada sesión.
Si estás usando Plaud Note para capturar la conversación, tendrás una transcripción y un resumen de todo lo que se ha dicho. Así no tendrás que confiar en tu memoria o en notas desordenadas. En lugar de esto, podrás revisar rápidamente presupuestos exactos o ejemplos específicos de la transcripción para ayudarte a puntuar de forma precisa.
El resumen generado por IA también puede darte una visión general rápida de los puntos clave, lo que te ayudará a realizar evaluaciones justas y consistentes dentro de ese margen de 15 minutos.
Revisar las referencias
Incorpora los informes de verificación de referencias proporcionados por Recursos Humanos en tu toma de decisiones. Estos informes suelen ofrecer comentarios más sinceros, incluyendo áreas de mejora, lo que puede ser de gran valor para identificar a los candidatos de mayor calidad.
¿Cómo hacer una guía de entrevista? Algunos consejos
Haz preguntas realmente efectivas
Las preguntas efectivas revelan el proceso de pensamiento, los valores y la capacidad de adaptación del candidato o la candidata. El marco STAR te ofrece una plantilla fiable para esto:
● Situación: Establece el ámbito y el contexto.
● Tarea: Aclarar el reto u objetivo.
● Acción: Pregunta qué medidas tomaron.
● Resultado: Resultados de la prueba y aprendizajes clave.
Equilibra las preguntas abiertas (“Describe una ocasión en la que lideraste un proyecto con plazos ajustados”) con preguntas de seguimiento específicas (“¿Qué obstáculos encontraste y cómo ajustaste tu enfoque?”). Las preguntas abiertas fomentan la narración; las preguntas específicas generan conocimientos más profundos. Siempre que sea posible, incluye preguntas de seguimiento que revelen los retos a los que te enfrentaste, los criterios de decisión que usaste y ejemplos de autoconciencia, como “¿Qué harías de manera diferente si tuvieras que abordar eso hoy?”
Mantente dentro de los límites legales y éticos
Hacer la pregunta equivocada puede tener consecuencias legales y dañar la marca de tu empresa. Para protegerte contra esto, mantén una matriz clara de “No preguntar” vs. “Cumplir”. Por ejemplo:
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Tema |
No preguntes |
En su lugar, pregunta... |
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Nacionalidad |
“¿Eres ciudadano español?” |
“¿Cumples los requisitos de autorización laboral para este rol?”. |
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Edad |
“¿Cuántos años tienes?” |
“¿Cuántos años de experiencia tienes en este campo?”. |
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Planes familiares |
“¿Tienes planes de formar una familia?” |
Céntrate únicamente en los requisitos del puesto y las necesidades del horario. |
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Discapacidad |
“¿Tienes alguna discapacidad?” |
“¿Puedes desempeñar las tareas esenciales con adaptaciones razonables?”. |
Más allá de estos temas, ten en cuenta las leyes locales sobre privacidad y antidiscriminación, como la PDPA de Singapur y el RGPD de Europa. Usa un idioma estandarizado en tu guía de entrevista y formula las mismas preguntas para todos los candidatos a fin de reducir los sesgos involuntarios.
Puntúa y compara las respuestas de los candidatos de forma objetiva
La intuición tiene su lugar, pero los datos ganan en consistencia. Desarrolla una escala de valoración del 1 al 5 para cada pregunta, y define qué significa cada puntuación:
1 = Necesita desarrollarse. Evidencia mínima de competencia.
3 = Cumple con las expectativas. Ejemplos sólidos, tiene una comprensión clara.
5 = Supera las expectativas. Impacto y conocimiento excepcionales.
Decide si tomarás notas en tiempo real o si harás un resumen inmediatamente después de la entrevista. La puntuación en tiempo real mantiene frescas las impresiones, pero puede distraerte de la escucha activa. Los resúmenes posteriores a la entrevista fomentan una discusión más rica, pero corren el riesgo de sesgar la memoria. Sea cual sea tu elección, asegúrate de que todos los panelistas registren sus puntuaciones de forma independiente antes de la discusión para evitar los efectos de halo.
Conclusión
Puedes usar estas ideas para mejorar tus entrevistas, lo que te llevará a tomar buenas decisiones de contratación y a contar con empleados y empleadas sólidos. Además, los solicitantes de empleo que se preparan y piensan en sus entrevistas pueden mejorar en ellas y conseguir los trabajos que desean.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una entrevista estructurada y una no estructurada?
Una entrevista estructurada usa el mismo set de preguntas predefinidas y criterios de calificación para todos los candidatos, lo que garantiza la consistencia y la imparcialidad. En cambio, una entrevista no estructurada es más conversacional y varía según el entrevistador, lo que puede introducir sesgos y dificultar las comparaciones.
¿Cuántas preguntas basadas en competencias debo incluir en mi guía?
Intenta seleccionar entre 3 y 5 competencias básicas y redacta entre 2 y 3 preguntas por competencia. Esto te dará un total de entre 6 y 15 preguntas, que suelen encajar en una entrevista de entre 30 y 40 minutos cuando se combinan con preguntas de seguimiento y de profundización.
¿Cuáles son los errores comunes que debes evitar durante las entrevistas estructuradas?
Incluso con una guía sólida, los responsables de contratación pueden cometer errores. Ten cuidado con estos errores:
●Demasiada rigidez. Las preguntas tienen su función, pero una entrevista es más que eso. Date margen para indagar de forma natural cuando un candidato comparte ideas inesperadas.
●Efecto halo. Este problema ocurre cuando una primera impresión fuerte (buena o mala) influya en tu juicio sobre las respuestas posteriores. Establece una puntuación independiente para cada pregunta.
●Toma de notas inconsistente. No hay dos entrevistas iguales, y esto puede causar problemas. Utiliza una plantilla común antes de la entrevista, y asegúrate de que los demás entrevistadores hagan lo propio.
●Descuidar la experiencia del candidato. Empieza por establecer una buena relación y deja tiempo para que el candidato haga preguntas al final. Introduce las preguntas sobre el empleo poco a poco.
Si tienes en cuenta estos errores, tu proceso estructurado seguirá siendo justo y flexible.
