¿Alguna vez sientes que te ahogas en las reuniones? Mucha gente con la que trabajo habla de “una sobrecarga de reuniones”, con agendas que siempre están llenas y la sensación de estar continuamente “persiguiéndose la cola” porque no tienen tiempo para “hacer seguimientos”. Todas las tareas y acciones de una reunión de trabajo quedan “aplastadas entre las otras reuniones”, lo que a menudo nos obliga a trabajar horas extras para ponernos al día.
El foco del problema está en que nos dejamos llevar por el “piloto automático” de nuestras agendas y priorizamos las reuniones a las que tenemos que asistir. Pero el trabajo esencial de preparación y seguimiento queda en nuestra pila de tareas pendientes, esas que poco a poco vamos intentando encajar entre todo lo demás. Esta desconexión es estresante y nos hace sentir que no estamos al día con nuestro trabajo.
Sin embargo, hacerlo bien puede mejorar mucho tu productividad y la de tu equipo. Por eso aquí te dejamos algunos consejos para conseguir unas reuniones de trabajo efectivas.
Cómo llevar a cabo una reunión de trabajo eficaz: consejos para organizadores
Si presides una reunión, la diriges e invitas a la gente a que venga y pase tiempo contigo. Tienes la responsabilidad de asegurarte de que ese tiempo se aprovecha al máximo.
Para conseguir reuniones de trabajo efectivas, Deberías programar como mínimo una hora para la preparación, una hora para la reunión en sí, y otra hora para el seguimiento. Lo importante es anotar este tiempo en tu agenda y tacharlo de tu lista de tareas pendientes.
1. Preparación antes de la reunión
La clave para crear reuniones de trabajo efectivas con horarios claros y una gran productividad pasa por tener una “agenda muy clara”. No se trata solo de elaborar una lista de temas, sino de “diseñar la conversación” que quieres que tengan todos.
Por ejemplo, si tienes que tomar una decisión, debes dejar claro desde el principio que “al final de la reunión, tomaremos una decisión”. Esto requiere tiempo para pensarlo, por lo que deberás programar ese tiempo.
También puedes usar este tiempo para trabajar con tus “partes interesadas”, es decir, la gente que va a presentar, para que todo el mundo esté alineado con respecto a las aportaciones que debe hacer cada quien. Puedes consultar ejemplos de objetivos de reuniones de trabajo para ayudarte con esta tarea. Esto, además, previene la pesadilla de que alguien se presente con demasiadas cosas y entorpezca la reunión.
Tu etapa de preparación consiste en diseñar esa conversación, elaborar la agenda y distribuirla “al menos cinco días antes de la reunión” para que la gente tenga tiempo de hacer todo el trabajo previo que sea necesario.
2. Durante la reunión
Si te has preparado bien y tu agenda está clara, esta debería ser la guía para la discusión. Para asegurarte de que puedes centrarte, un consejo clave es asignar a alguien previamente para que tome notas de tu reunión de trabajo en inglés o en español, según convenga en cada caso.
Al final de las reuniones de equipo de trabajo, asegúrate de “resumir cuáles son las acciones a realizar” para que todos se vayan con una idea clara de los siguientes pasos.
3. Seguimiento tras la reunión
El último punto se refiere a “llevar el flujo de trabajo a la siguiente etapa” para que las acciones se realicen eficazmente después de la reunión de trabajo: por ejemplo, puedes hacer un repaso rápido de las notas y enviarlas.
Esto también sirve para “poner al día a cualquier parte interesada” que no estuviera presente, por ejemplo enviándoles un mensaje para informarles de la decisión tomada. Esto ayuda mucho a reforzar lo acordado en la reunión y a mantener el impulso.
Hay herramientas que pueden hacerlo mucho más eficiente.
Por ejemplo, una herramienta como PLAUD NOTE puede ayudarte en este proceso.
- Transcribe tu reunión y usa la IA para extraer las conclusiones clave, decisiones y pasos a seguir. Esto te libera para hacer una revisión rápida de las notas antes de enviarlas.
- Tras extraer los puntos clave, puedes usarlos para asignar tareas y fechas de vencimiento a tu equipo. Esto garantiza que todos sean responsables y conozcan los siguientes pasos a seguir.
Para quienes no pudieron asistir, la herramienta facilita compartir un resumen específico de las acciones a adoptar y las decisiones acordadas, sin obligarles a revisar una transcripción completa de la reunión.
¿Cómo ser un participante eficaz en las reuniones?
Si eres un participante de una reunión en lugar de la persona que la organiza, no necesitas dedicar tanto tiempo, pero el principio sigue siendo el mismo, con independencia de los nombres de reuniones de trabajo de los que se trate. Sigue siendo necesario dedicar algo de tiempo a su preparación y seguimiento.
1. Preparación
Cuando se envía la agenda, debes programar tiempo para revisarla y considerar: “¿Qué tengo que hacer?”.
Esto puede pasar por una lectura previa de los documentos o una charla rápida con tu equipo para recabar opiniones. Si te preparas con antelación, estarás listo para contribuir a la discusión desde la perspectiva de tu departamento.
2. Durante la reunión
No importa si se trata de nombres de reuniones de trabajo en inglés o en español: cuando comience la reunión, tu objetivo es participar de forma activa y eficaz.
Presta mucha atención a la discusión y contribuye de forma reflexiva. Mantente listo para compartir las ideas que hayas elaborado durante tu preparación.
Aunque otra persona sea la encargada de tomar las notas oficiales, tú también debes anotar tus propias conclusiones clave y las acciones que te hayan asignado.
Para esto también puedes usar una herramienta como PLAUD NOTE.
PLAUD NOTE puede grabar toda la reunión, y esto te permite mantenerte totalmente comprometido en la discusión, sin distraerte tomando notas detalladas. Luego tendrás un registro personal de tus artículos de acción, listos para tu sesión de seguimiento. Dispones además de una funda PLAUD NOTE para que te resulte más cómoda.
3. Seguimiento
Recomiendo que reserves un breve periodo de tiempo “inmediatamente después de la reunión”. Este margen te permite aclarar de inmediato los pasos que debes seguir.
Puedes averiguar
- Con quién tengo que hablar
- Qué tengo que hacer
Y seguidamente programa esas tareas en tu calendario. Este tiempo dedicado te garantiza mantenerte al día con tus responsabilidades, en lugar de tratar de encajarlas más tarde y de forma improvisada.
Conclusión
A veces ni siquiera es necesario llevar a cabo una reunión. Las reuniones sirven para hablar con la gente. Los directivos y líderes de éxito prestan mucha atención a la organización de este tipo de reuniones para “aumentar la productividad y la eficacia” de sus equipos.
Este enfoque es ideal para mejorar la responsabilidad de todo el equipo. Esa preparación tan transparente te permite darte cuenta si hay alguien que no cumple, para que puedas abordarlo como corresponda. Nadie debe quedarse atrás. Se trata de un enfoque que ayuda a todos a asumir la responsabilidad para que la colaboración funcione.
Preguntas frecuentes
¿Cómo organizar una reunión de trabajo?
Acostumbra a recomendarse el uso de la fórmula 1+1+1 para este tipo de reuniones. Esta fórmula sugiere dedicar el mismo tiempo a la preparación, a la reunión en sí, y al seguimiento que vendrá después. Crear una “agenda muy clara” durante la preparación facilita la discusión durante la propia reunión, y te permite dedicar tiempo después a “impulsar el flujo de trabajo hacia la siguiente fase” con unos puntos de acción claros y transparentes.
¿Qué es la regla 40/20/40 para reuniones?
También puedes optar por la regla 40/20/40, que sugiere dedicar el 40 % de tu tiempo a preparar una reunión, el 20 % a la reunión en sí, y el 40 % al seguimiento posterior. Es similar a la fórmula 1+1+1 que acabamos de ver en la pregunta anterior, y pone de relieve que la reunión en sí es solo una parte menor del trabajo para lograr unos resultados productivos. Recuerda que con PLAUD te resultará mucho más fácil el seguimiento posterior.
¿Cuáles son las 4 P de las reuniones efectivas?
Las 4 P significan Propósito, Participantes, Preparación y Proceso. Una reunión debe tener un propósito claro e involucrar a los participantes adecuados. Debes hacer la preparación necesaria con una agenda clara, y el proceso debe estar bien definido para guiar la discusión y asegurar resultados productivos.
¿Cómo estructurar una reunión de trabajo?
Estructura una reunión en tres fases: preparación, reunión y seguimiento. Primero, diseña la conversación con una agenda clara. Durante la reunión, usa esa agenda para guiar la discusión. Finalmente, usa el tiempo de seguimiento para resumir las acciones e “impulsar el flujo de trabajo hacia la siguiente etapa".
