No todas las tareas son igual de importantes ni igual de urgentes, aunque a veces puede que te lo parezca. ¿Cuál es la solución? Organizarlas como corresponde, y para eso necesitas un método como la Matriz de Eisenhower.
¿Qué es la Matriz de Eisenhower?
La Matriz de Eisenhower es una técnica con la que puedes dividir una página en cuatro partes para organizar tus tareas según su urgencia y su importancia. Estas partes se llaman ‘Cuadrantes’ y funcionan así:
- Cuadrante 1 (Q1): Urgente e importante.
- Cuadrante 2 (Q2): Importante pero no urgente.
- Cuadrante 3 (Q3): Urgente pero no importante.
- Cuadrante 4 (Q4): No urgente y no importante.
La idea entonces pasa por reducir el tiempo que dedicas a las tareas del Q1 y Q3, deshacerte de las tareas del Q4, y maximizar el tiempo que empleas a las tareas del Q2, porque ahí es donde reside tu progreso a largo plazo.
Por qué nunca lograbas hacer tu trabajo más importante (hasta ahora)
Si te sientes saltando continuamente de un plazo a otro, no estás solo. La mayoría de los gestores de proyectos están atrapados en un modo reactivo: todo el mundo quiere un poco de tu tiempo, y lo más fácil parece ser decir que sí y seguir adelante.
Pero eso no es la mejor forma de gestionar el Q2. Si dices a todo que sí, terminan quedando a un lado esas tareas estratégicas que hacen que todo avance en la dirección correcta. Cuanto más retrases esas tareas que quizá sean tranquilas, pero que definitivamente son esenciales, más presión acumularás después.
Piensa: planifica con antelación, piensa en profundidad y consigue que tu equipo esté alineado. No se trata de algo llamativo, pero es lo que previene que las cosas se entremezclen en primera instancia.
Cómo definir tu propia Matriz Eisenhower como gestor de proyectos
La mayoría de los ejemplos de matriz te dan una lista universal de tareas, pero lo que es “importante” para un PM de crecimiento puede ser simple ‘ruido’ para alguien de operaciones. La única forma de que esto funcione es que tú mismo definas las reglas.
Paso 1: Entiende lo que el Q2 significa realmente para ti
El Q2 es donde se construyen los buenos proyectos y las buenas carreras. No se trata de estar ocupado sin más. Se trata de hacer esas cosas lentas, pero estratégicas, que se van acumulando con el tiempo.
Por ejemplo, podría ser:
- Desarrollar la capacidad de tu equipo.
- Revisar los riesgos antes de que se agraven.
- Planificar de forma proactiva con las partes interesadas.
- Mejorar tu propio estilo de liderazgo.
Ninguna de ellas parece urgente, pero descuidarlas –aunque sea un poco– crea errores de juicio que se repiten a diario: y ahí es donde los proyectos (y las carreras) se estancan.
Paso 2: Presta atención a las trampas del Q3
El Q3 es el cuadrante más complicado: aquí las tareas parecen urgentes, pero no son realmente importantes para tus objetivos. Algunos ejemplos pueden ser:
- Reuniones sin orden del día.
- Pings constantes para actualizaciones de estado.
- Solicitudes de última hora que podrían haber sido simples correos electrónicos.
Si todo es urgente, nada lo es. Tienes que aprender a detectar estas tareas y filtrarlas cuanto antes.
Paso 3: Crea reglas personales claras
Este es tu trabajo del back-end. Cuando hayas definido los tipos de trabajo de cada cuadrante, conviértelos en reglas. Por ejemplo:
- “Si una invitación a una reunión no tiene orden del día, la rechazo”.
- “Correos electrónicos sin fecha límite = respondo a la mañana siguiente”.
- “Martes de 9:00 a 11:00 h = trabajo profundo no negociable (Q2)”.
La matriz solo funciona si se puede aplicar de forma realista, y eso comienza por tus hábitos.
Cómo aplicar la Matriz Eisenhower en tu horario real
Ahora que has definido tus cuadrantes, es hora de ponerlos en acción.
1. Audita tu semana como un sistema
Tómate una hora el viernes o el domingo. Haz una lista de todas las tareas que hiciste la semana pasada, y clasifícalas en sus respectivos cuadrantes. Esto te ayudará a entender adónde va a parar realmente tu tiempo, y no adónde crees que va.
2. Programa primero el Q2
Añade a tu calendario tus tareas más importantes, pero no urgentes, antes que cualquier otra cosa. Estas pueden incluir:
- Retrospectivas del proyecto.
- Sesiones 1:1 con los miembros del equipo.
- Tiempo de documentación.
- Tiempo de autorrevisión o de formación.
Cuando estén en tu calendario, pasan a ser no negociables. Todo lo demás funciona a su alrededor.
3. Establece barreras de comunicación
No necesitas ser reactivo 24 horas al día, 7 días a la semana. Establece límites con tu equipo y con otras partes interesadas, como:
- “Respuestas en Slack entre las 11 y las 17 horas”.
- “Respuestas por correo electrónico en 24 horas”.
- “Nada de reuniones antes de las 10 de la mañana”.
Estos pequeños cambios liberan espacio para una ejecución centrada, sin perjudicar la colaboración del equipo.
Cómo Plaud Note te ayuda a aplicar la Matriz Eisenhower
La Matriz de Eisenhower te da la claridad para priorizar, pero sigues necesitando las herramientas adecuadas para actuar en función de esa claridad, sobre todo si eres un gestor de proyectos ocupado. Ahí es donde Plaud Note encaja a la perfección: es un compañero silencioso que te ayuda a proteger tu concentración, sacar a la superficie lo que es importante y dejar de perder tu visión estratégica por culpa del ruido o los despistes.
Plaud Note te ayuda a capturar tu trabajo del Q2 antes de que desaparezca
El valor real suele residir en las tareas estratégicas –es decir, tu trabajo del Q2–, pero estas tareas a veces pueden ser las más fáciles de olvidar, omitir o perder en el caos.
Tanto si se trata de una retrospectiva, una reunión 1:1 o una sesión de planificación, Plaud Note garantiza que tu trabajo más importante se capture, estructure y sea procesable:
- Usa plantillas personalizables para aplicar una estructura consistente a tus reuniones clave –desde los OKR hasta las revisiones de proyectos– para que las ideas y las decisiones nunca se pierdan en notas vagas.
- Deja que las Sugerencias IA hagan aflorar ideas críticas o decisiones perdidas directamente en el resumen de tu reunión.
- Graba pensamientos privados o momentos de reflexión con tu voz: Plaud Note los transcribe en notas organizadas donde se pueden hacer búsquedas, y que puedes utilizar más adelante. Utiliza el Plan Pro de Plaud Note para tener mayor margen de maniobra.
- Expórtalo todo a Notion, Slack o al correo electrónico con AutoFlow, para que tu trabajo estratégico no se quede enterrado entre otros archivos.
Tu tiempo en el Q2 es precioso. Plaud Note te ayuda a protegerlo y a aprovecharlo al máximo.
Plaud Note te ayuda a evitar las trampas del Q3 sin perderte nada
Algunas tareas parecen urgentes, pero no son importantes, y sin duda no necesitan toda tu atención.
Llamadas de actualización. Comprobaciones de estado. Sincronizaciones ad hoc del tipo "¿tienes un minuto?”. Te unes a ellas para estar informado, no porque necesites estar allí.
Plaud Note te ofrece una opción más inteligente:
- ¿No puedes asistir a esa llamada de actualización semanal? Haz que un compañero de equipo use el Plaud Note para grabar y generar un resumen. Así obtendrás los puntos clave, las decisiones y los siguientes pasos, sin necesidad de reuniones. Dispones además de múltiples accesorios para el Plaud Note que te lo ponen todavía más fácil para usarlo.
- Usa plantillas de reunión para convertir las sincronizaciones –que de otro modo serían ruidosas– en resúmenes estructurados de las actas de las reuniones que se pueden compartir más fácilmente.
- ¿Necesitas encontrar una actualización concreta más tarde? Solo tienes que usar Ask Plaud: es como tener un cerebro de búsqueda para todas tus grabaciones pasadas, completo con citas y marcas de tiempo.
Estar ocupado no equivale a ser productivo. Con Plaud Note puedes saltarte el ruido y mantener tu energía centrada en lo que realmente importa.
Conclusión
Nunca despejarás toda tu lista de tareas, pero sí puedes elegir lo que definirá tu día. La Matriz Eisenhower te ayuda a construir esa claridad, mientras que el Plaud Note te ayuda a capturarla y protegerla. ¿Y el resto? Esa es tu ventaja.
Preguntas frecuentes
¿Y si todo se siente urgente?
Empieza comprometiéndote a dedicar al menos 1 hora de tiempo Q2 protegido cada día. A medida que vayas ganando claridad, verás que no todo requiere tu respuesta instantánea.
¿Realmente puedo educar a mi equipo o a mi jefe para que respeten mi tiempo?
Sí, si eres consistente y transparente. Comparte tus motivos y ofrece alternativas como actualizaciones asíncronas o slots programados.
¿Cuánto tiempo se tarda en construir una Matriz personalizada?
Una hora es suficiente para definir tus reglas, pero la verdadera claridad incluye la repetición. Conviértelo en un hábito semanal, no en una solución puntual.
