¿Alguna vez te has encontrado en una reunión larga y has querido grabarla para más tarde? Quizá quieras volver a escuchar sus detalles o incluso transcribirla por completo.
Volver a escuchar una o dos horas de sonido solo para tomar notas de los puntos clave de una conversación es muy tedioso. ¿Y tratar de transcribirlo todo tú mismo? Es aún peor. ¿Y si pudieras convertir de forma automática el sonido de la reunión en texto?
Ahí es donde resulta útil aprender cómo redactar un acta de reunión con un dispositivo wearable con IA capaz de convertir el sonido en texto de forma automática. En este artículo verás cómo convertir las grabaciones de las reuniones en notas claras y legibles sin tener que copiar y pegar durante horas.
Aquí tienes dos formas de resumir tus reuniones:
Método 1 – Cómo redactar un acta de reunión con las funciones integradas del iPhone + ChatGPT
A continuación te mostramos cómo usar tu iPhone y ChatGPT para resumir las notas de tus reuniones.
Paso 1: Consigue transcripciones de reuniones en iPhone
Si solo necesitas transcripciones de reuniones ocasionales, el iPhone te puede servir perfectamente. Tienes dos opciones principales.
Notas de voz
Primero, se puede usar la app Notas de voz. Solo tienes que grabar la reunión y, cuando esté grabada, abrirla y pulsar el botón “Transcripción”. El texto transcrito aparecerá allí mismo.
App Notas
También puedes hacer esto con la aplicación Notas. Simplemente crea una nota nueva y usa la función ‘Grabar’. Pulsa el archivo de audio al terminar y encontrarás la misma opción ‘Transcripción’ para convertir el audio en texto.
Paso 2: Resume las transcripciones de las reuniones con ChatGPT
Lo siguiente consiste en copiar el texto y pegarlo en una herramienta de IA como ChatGPT o Gemini. A partir de ahí, puedes pedirle a la IA que haga todo lo demás por ti, por ejemplo generar un resumen o elaborar un esquema que sintetice los puntos clave.
Yo suelo añadir una línea al 'prompt' como: “Haz el resumen en viñetas y, a continuación, lista las tareas pendientes de cada quien”.
¿Es una buena solución?
¿Esta es una forma práctica de gestionar las notas de tus reuniones? Lo bueno es que puedes usar herramientas que ya tienes, como tu iPhone y plataformas de IA gratis, sin necesidad de gastar dinero extra.
Pero, sinceramente, he tenido algunos problemas con la herramienta de transcripción integrada en el iPhone:
- Demasiados pasos manuales. Hay que grabar, esperar a que se transcriba, copiar y pegar en una herramienta de IA, y luego todavía tienes que editar, formatear y compartir el texto. Después de una reunión de 70 minutos, a menudo me encuentro dedicando otros 20 o 25 minutos solo a este proceso de limpieza. No es muy eficiente.
- Texto confuso en salas ruidosas. Las cafeterías y las oficinas abiertas son ruidosas. Se pierden los signos de puntuación. Las frases aparecen en lugares extraños. Es difícil saber quién está hablando, porque el teléfono no mantiene las etiquetas de los interlocutores a lo largo de las reuniones.
- Los teléfonos antiguos y los archivos largos dan problemas. Algunos dispositivos o versiones de iOS simplemente no tienen las características adecuadas o funcionan de forma un poco extraña. Y una grabación muy larga puede tardar una eternidad en procesarse. Lo he vivido, y puede ser muy frustrante.
¿Y si hubiera una forma mejor de hacerlo?
Si solo grabas una reunión de vez en cuando, el método del iPhone está bien. Pero, ¿y si eres como yo, que tienes reuniones seguidas todo el tiempo, y algunas se dan en entornos ruidosos?
Todos esos pasos manuales realmente se acumulan. Por eso terminé optando por una configuración distinta: un dispositivo portátil con IA para tomar notas en reuniones con una app que identifica quién está hablando, y me da un resumen listo para enviarlo sin tener que copiar y pegar nada.
Método ideal: Cómo hacer un acta de reunión de forma automática con Plaud NotePin
Las grabaciones puntuales con el iPhone están bien para empezar o para el trabajo ocasional, pero si tienes reuniones a diario necesitas algo mejor y más sencillo. Ahí es donde entró en juego mi Plaud NotePin. Es un pequeño dispositivo para tomar notas en reuniones que se engancha al cuello. No tengo que sujetarlo, así que puedo concentrarme en la conversación.
Después de usarlo, he llegado a la conclusión de que el Plaud NotePin es una opción mucho mejor para cualquiera que graba reuniones de forma regular.
A continuación puedes ver algunas de sus características más interesantes:
Más conveniente que tu teléfono o que una grabadora de voz
Quizá te preguntes: “¿Por qué iba a comprar otro dispositivo? ¿No puedo usar una grabadora de voz normal?”. Es una pregunta lógica, pero esto es lo que hace diferente al Plaud NotePin.
Incluye accesorios que te permiten llevarlo como un pin en la solapa, un collar o incluso una pulsera. Las grabadoras de voz normales no pueden hacer eso, ¿verdad?
Como puedes llevarlo puesto, nunca te olvidarás de él. Me encanta poder engancharlo y estar listo para salir. Es práctico y tiene estilo.
Una forma más inteligente de gestionar las notas de tus reuniones
Una de las mejores características de Plaud NotePin es la aplicación PLAUD. En cuanto terminas una grabación, puedes acceder a ella desde la aplicación.
La función “Transcripción” de la app transcribe la grabación al completo en solo unos minutos. Incluso identifica a los diferentes interlocutores y ordena el texto en párrafos.
Además, he descubierto que la app aprende a reconocer las voces. Cuando nombro a un interlocutor en una reunión, de forma automática le asigna ese nombre en futuras grabaciones, en vez de etiquetarlo como “Interlocutor 1”.
Esto es algo que una grabadora de voz normal no puede hacer. Una herramienta de grabación habitual simplemente vuelca todas las frases juntas en un gran bloque, lo que dificulta mucho su lectura.
A continuación, puedes utilizar la característica “Resumen” para extraer los puntos clave de la reunión. Incluso puede crear una lista de todas las acciones pendientes. También puedes crear un mapa mental que muestre una visión general clara y estructurada de la conversación. Esto te permite centrarte en la reunión y desentenderte de la toma de notas. Todos pueden participar plenamente, lo que hace que las reuniones sean más eficientes y ahorren tiempo.
Grabaciones nítidas, incluso en lugares ruidosos
Como puedes llevarlo a cualquier parte, es perfecto para esas reuniones improvisadas en una cafetería. En un lugar ruidoso como ese, el Plaud NotePin usa la mejora de voz mediante IA para capturarlo todo de forma precisa.
Automatiza las notas de tus reuniones
Otra gran característica es su función AutoFlow. Cuando el sonido está en la app, el AutoFlow genera de forma automática la transcripción y el resumen, y luego los envía a una dirección de correo electrónico preestablecida.
Al terminar la reunión, entonces, puedes apagar la grabación. Vas a por un café, vuelves a tu escritorio y, al sentarte, ya tienes un correo electrónico esperándote.
AutoFlow ha tomado de forma automática el sonido de la grabación, ha creado una transcripción completa, e incluso ha extraído un resumen claro con todas las decisiones y las acciones a seguir.
Consejo: Primero debes configurar el “AutoFlow”. Cuando creas una plantilla de automatización en el ajuste de la app, puedes indicarle exactamente qué hacer.
Por ejemplo, puedes decir: “Cuando se sincronice una grabación con el término ‘gestión’ en el título, transcríbela de forma automática, resume los puntos clave y envíamela por correo electrónico”.
Consejos prácticos para el uso diario
Además de las características principales que ya he mencionado, hay otras cosas que he aprendido al usar el Plaud NotePin que creo que vale la pena mencionar.
Planes de suscripción
El dispositivo Plaud tiene un límite en la cantidad de minutos de sonido que puedes transcribir.
El plan gratuito te da 300 minutos al mes. Si necesitas más, puedes pasarte al plan Pro o al plan Ilimitado, que te dan 1200 minutos o minutos ilimitados, respectivamente.
Según el tiempo que pases en reuniones puede que te baste con el plan Pro de 1200 minutos, pero el plan ilimitado te da mucha mayor libertad.
Así es como elijo mi plan según la frecuencia de mis grabaciones y el trabajo que quiero ahorrarme después de las reuniones.
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Gratis — 300 min/mes
Es bueno si grabas de vez en cuando. Trata los fundamentos y comprueba si el flujo se adapta a tu trabajo. -
Pro — 1200 min/mes
Ideal para quienes lo usen a diario. Los minutos adicionales eliminan la ansiedad y te permiten desbloquear funciones útiles como “Preguntar a la IA”, plantillas profesionales y herramientas de visión general. -
Ilimitado — Para la grabación exhaustiva
El plan ilimitado es perfecto para entrevistadores, investigadores y podcasters que graban durante la mayor parte del día.
Batería y almacenamiento
El Plaud NotePin es pequeño, pero tiene una batería sorprendentemente buena. Puede grabar durante 20 horas de forma continua y tiene una autonomía en espera de 40 días. No tendrás que cargarlo muy a menudo, pero, como cualquier dispositivo, puede que alguna vez te olvides de cargarlo y te encuentres con la batería baja cuando más lo necesitas. La buena noticia es que puedes cargarlo mientras grabas.
En cuanto al almacenamiento, el dispositivo tiene 64 GB de espacio. Al sincronizar una grabación con la app se elimina del Plaud NotePin, así que probablemente nunca te quedarás sin espacio. No tienes que preocuparte por eso en absoluto.
Llamadas telefónicas
¿Se puede usar el Plaud NotePin para llamadas telefónicas? Sí que se puede. Solo necesitas poner la llamada en el altavoz. Pero si grabas muchas llamadas, te recomiendo el Plaud Note. Tiene un accesorio magnético que se adhiere a la parte posterior del teléfono y permite grabar llamadas sin tener que usar el altavoz. Así se evitan situaciones incómodas donde hay que poner a alguien en altavoz solo para grabarlo.
Tu privacidad y seguridad
A algunas personas les preocupa la privacidad, sobre todo cuando se trata del contenido de reuniones importantes. La buena noticia es que Plaud cuenta con las certificaciones SOC 2 e HIPAA, lo que demuestra que se toman la seguridad con mucha seriedad.
SOC 2 es una certificación que comprueba los controles de una empresa en materia de seguridad, disponibilidad, integridad de los datos, confidencialidad y privacidad. HIPAA es una ley estadounidense que establece reglas estrictas para proteger la información sanitaria confidencial: incluso una gran empresa como Cloudflare tiene que cumplir sus estándares.
Además, en Plaud han ido un paso más allá y han logrado el pleno cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Esto significa que los profesionales de toda Europa pueden usar los productos de Plaud con la total confianza de que sus datos son privados y están seguros.
Conclusión
En general, grabar reuniones y conversaciones con Plaud NotePin o Plaud Note es una experiencia muy superior a la de usar un simple iPhone. Además, son más ligeros y fáciles de llevar: con accesorios como el collar, la pulsera y el clip para la solapa, puedes grabar donde sea, cuando sea.
Si grabas reuniones a menudo o necesitas algo más que una transcripción básica, te recomiendo este tipo de dispositivo para tomar notas con IA. Lo mantiene todo en un flujo sencillo y te da unos resultados mucho más rápidos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar Plaud NotePin para grabar llamadas telefónicas?
Sí, puedes grabar llamadas telefónicas poniendo tu teléfono en modo altavoz. Sin embargo, para una mayor claridad, te recomendamos usar Plaud Note. Se conecta de forma directa a tu teléfono para conseguir una grabación más clara sin necesidad de utilizar el altavoz. Solo recuerda obtener el consentimiento de todas las personas que participan en la llamada antes de iniciar la grabación.
¿La transcripción es precisa en entornos ruidosos?
Plaud NotePin cuenta con micrófonos avanzados y un sistema de reducción de ruido integrado, así que puede capturar un sonido mucho más nítido que el micrófono estándar de un teléfono, incluso en lugares concurridos o ruidosos como las cafeterías o las oficinas abiertas. Conseguirás unas transcripciones más precisas, incluso en entornos poco ideales.
¿Plaud NotePin funciona con cualquier dispositivo?
Plaud NotePin funciona de forma sencilla con la app Plaud, disponible tanto para dispositivos iOS como Android. Solo necesitas tener la app instalada en tu teléfono para empezar a grabar y sincronizar las notas de tus reuniones.
