¿Cómo mejorar la eficiencia de tu pequeña empresa? Si eres propietario de una pequeña empresa y quieres agilizar sus procesos, presta atención porque vamos a compartir contigo una forma sencilla de ayudarte a mejorar tu eficiencia. Además, te mostraremos un ejemplo real de cómo aplicamos estos cinco pasos para renovar el proceso de ventas y ampliar el negocio.
¿Qué es eficiencia?
Vamos a definir qué es eficiencia. La eficiencia se refiere a la cantidad de producción o resultados que obtienes por una unidad dada de insumos.
Si tardas 10 horas en cerrar un trato con un cliente, tu ratio es de 1:10.
Nuestro objetivo: cambiar la pendiente de esta relación.
O bien produces más a cambio de lo mismo (10 horas = 2 acuerdos con clientes).
O producir lo mismo con menos recursos (6 horas = 1 acuerdo con un cliente).
En pocas palabras, la eficiencia significa sacar el máximo partido a tu dinero: exprimir el máximo jugo del limón. Para los empresarios se trata de cerrar más tratos, atender a más clientes o enviar productos más rápidamente sin consumir más tiempo ni más recursos.
Por qué importa la eficiencia en una empresa pequeña
Como propietario de una pequeña empresa, probablemente quieres mejorar su eficiencia. Quieres sacar más partido a tu tiempo y a tus empleados. Tus recursos son limitados y buscas aumentar tu capacidad, pero quizá no tengas claro cómo hacerlo. Pero no te preocupes: aquí estamos para ayudarte.
Cuando empezamos nuestro negocio, trabajábamos de forma continua y tratábamos de averiguar qué funcionaba y qué no.
Era fácil caer en algunos hábitos simplemente porque estábamos centrados en hacer avanzar las cosas. Pero era difícil dar un paso atrás y preguntarnos: ¿estamos haciendo las cosas de la forma más efectiva? ¿O hay un mejor enfoque que podría hacernos más eficaces?
Esto es normal. Si estás peleando con esto, vas por el buen camino. Todos los empresarios se han enfrentado a este reto, y han tenido que hacer una pausa para averiguar cómo mejorar su eficacia.
Cuando empiezas a ganar tracción, la siguiente pregunta es: ¿cómo puedes ser más eficaz con lo que ya funciona?
¿Cómo mejorar la eficiencia en una empresa?
Dirigir una pequeña empresa suele significar hacer malabarismos con un tiempo, unos recursos y una energía limitados. Encontrar formas de trabajar con más inteligencia –no con más esfuerzo– puede ayudarte a hacer más cosas, reducir el estrés y hacer crecer tu empresa más deprisa.
Paso 1: Elige un proceso para mejorar
El primer paso es elegir un único proceso para mejorarlo. Es fácil caer en la trampa de tratar de mejorar múltiples procesos a la vez, pero esto no suele funcionar: terminas sintiéndote abrumado y no consigues un gran impacto. Nosotros hemos aprendido de la experiencia. No cometas este error.
La clave pasa por adoptar una mentalidad de la mejora constante y la iteración a lo largo del tiempo. Es entonces cuando empezarás a ver los resultados. Esto no ocurrirá de la noche a la mañana, pero si te mantienes centrado en un proceso y aplicas este sistema, notarás un gran impacto.
Paso 2: Haz un mapa
Ahora que has elegido un proceso, es hora de mapearlo de principio a fin. Documenta cada paso al detalle, incluyendo cada subpaso y todo lo que se te ocurra. No puedes mejorar algo que no entiendes bien.
Involucra a todos aquellos a quienes les afecte este proceso. Quizá tengan un mejor contexto o estén haciendo cosas de las que tú no eres consciente. Si no logras documentar todo eso, los pasos siguientes serán mucho más difíciles.
Para capturar todos esos detalles y discusiones esenciales –sobre todo cuando participa todo el equipo–, herramientas como Plaud Note o el pequeño Plaud Notepin son ideales para transcribir y etiquetar a los oradores, asegurándose de que cada idea de cada miembro del equipo queda registrada.
Paso 3: Localiza los problemas
Tras mapear el proceso, es hora de identificar los problemas. Trabaja con tu equipo para poner de relieve los cuellos de botella, es decir, los pasos que llevan demasiado tiempo, provocan errores o malgastan esfuerzos. Resalta los problemas con rotuladores fluorescentes, Post-its de distintos colores, o cualquier otra cosa que te sirva.
Al revisar estas discusiones, un dispositivo como Plaud Note –gracias a sus transcripciones precisas– te permite localizar fácilmente exactamente cuándo y dónde se identificaron estos cuellos de botella. Así podrás centrar tus esfuerzos en la resolución de problemas.
Paso 4: Crea un nuevo proceso
¡Esta es la parte más divertida! Ahora que sabes dónde están los problemas, es hora de lanzar una lluvia de ideas para encontrar soluciones y diseñar un proceso nuevo que resulte más eficaz.
Para hacerlo, ten esto presente:
- Recuerda a todos por qué existe el proceso.
- Define cómo es el éxito del proceso.
- Involucra a tu equipo (seguramente tendrán las mejores ideas).
- Trabaja en sesiones concentradas de 90 minutos, y luego tómate descansos.
Paso 5: Documenta
Este es el paso más fácil. Toma tu nuevo proceso y escríbelo. La documentación garantiza que el proceso sea claro, se pueda compartir y sea fácil revisitarlo.
Incluso puedes usar resúmenes generados por Plaud Note como punto de partida para tu documentación, asegurándote de que todos los cambios acordados se registren de forma precisa. Considera suscribirte al Plan Pro de Plaud para no dejarte nada en el tintero.
Piénsalo como si fuera un contrato que todo el mundo se compromete a cumplir. Si la gente vuelve a sus viejos hábitos, puedes remitirte al proceso documentado.
Paso 6: Prueba y ajusta
No te limites a poner en marcha tu nuevo proceso y olvidarte de él. Vuelve un momento atrás y pregúntate:
- ¿Está funcionando realmente?
- ¿Hay nuevos cuellos de botella?
- ¿Qué hay que mejorar?
Al preguntarnos de forma continua "¿Qué no funciona?” y “¿Qué podemos mejorar?", iteramos hasta conseguir un proceso mucho más fluido y eficaz.
4 pequeños cambios para mejorar la eficacia en una empresa
Además de la guía paso a paso que acabamos de ver, aquí tienes cuatro sencillos consejos para que tu empresa funcione de forma más eficiente:
Inicia el seguimiento de problemas
Si no sabes qué está fallando, no puedes solucionarlo ni prevenirlo. Muchas empresas operan en un estado constante de emergencia, reaccionando a los problemas en vez de trabajar en una estrategia clara. Esto es agotador y hace que sea casi imposible alcanzar tus objetivos.
Usa una lista de tareas compartidas
Sin un lugar central donde realizar el seguimiento del trabajo, los equipos pierden mucho tiempo tratando de averiguar quién está haciendo qué. Imagina el tiempo que se pierde en hacer reuniones y comprobaciones diarias en lugar de dedicarse al trabajo real. Usar una única fuente de información –por más que sea simple– permite a todos ver los progresos en segundos y liberar tiempo para tareas más importantes.
Crea planes de prevención
Muchos equipos se limitan a arreglar un problema y seguir adelante. Esto es una oportunidad perdida. En lugar de simplemente reaccionar, crea planes de prevención para evitar que los problemas se repitan. Esto hace que un arreglo puntual pase a ser una solución duradera capaz de mejorar la eficacia a largo plazo.
Identifica los riesgos y anticípate a ellos
Muchos equipos dependen de una sola persona, y eso entraña riesgos. Pasarían apuros o incluso fracasarían si un miembro clave del equipo se marchara de manera inesperada. Para evitarlo, identifica tus mayores riesgos. Pregúntate qué se rompería si un miembro valioso del equipo se fuera durante un mes, y luego usa esas respuestas para crear un plan de formación cruzada, mejores procesos o contrataciones futuras.
Conclusión
La eficiencia no consiste solo en ahorrar dinero o tiempo: se trata de garantizar que tu empresa pueda sobrevivir y prosperar. Sin procesos, tu empresa es sólo la suma de la energía y el tiempo de la gente, pero desaparece cuando la gente se va, se pone enferma o se agota. Con procesos, tu empresa pasa a ser una máquina que puede funcionar de forma sostenible. Si las pequeñas empresas no incorporan la eficiencia a sus sistemas, puede que no sobrevivan al próximo gran evento.
