¿Sabes por qué tu equipo de ventas está rindiendo tan mal? Una manera sencilla de identificar estos problemas es el principio de Pareto, o la regla 80/20. No necesitas una clase de filosofía para entenderlo: simplemente es una regla general que sugiere esto: el 80% de tus resultados –en ventas o en cualquier otro ámbito– los produce un 20% de tu esfuerzo. Esto, de nuevo, es en términos generales, pero vamos a verlo más de cerca.
¿Qué es el principio de Pareto en ventas?
Vamos a aplicar esto a las ventas. El principio de Pareto esencialmente dice: no todo lo que haces importa por igual. Y esto, en ventas, suele equivaler a que el 20% de tus clientes generan el 80% de tus ingresos, o a que el 20% de tu esfuerzo genera el 80% de las ventas..
De acuerdo, a veces es 70/30 o 90/10. Las matemáticas exactas de esta ratio no son lo importante, sino la idea central: unas pocas cosas conducen a la mayoría de los resultados. Se trata de un principio realmente cierto y, si lo sabes aprovechar, puede cambiar tus resultados por completo.
Para mí, el mayor cambio ocurrió cuando dejé de tratar de hacer siempre más cosas, y empecé a centrarme en hacer las cosas correctas. El principio de Pareto no es un simple truco de productividad, sino un auténtico filtro que te ayuda a eliminar lo que sobra y dedicar más tiempo a lo que de verdad cuenta.
¿De dónde viene el principio de Pareto?
La regla del diagrama de Pareto fue observada por primera vez por el economista italiano Vilfredo Pareto, que notó que el 80% de la tierra de Italia pertenecía solo al 20% de la población. Más tarde, otros economistas aplicaron el mismo patrón a los negocios, porque vieron que las ventas y la producción tienden a seguir ratios similares.
Con el tiempo, el concepto de 80/20 pasó de ser una observación a convertirse en un principio operativo. Esta ratio es especialmente interesante en ventas, y hace que el principio de Pareto sea mucho más manejable..
Cómo puedes usar la regla del 80/20 en ventas
Voy a compartir contigo un sencillo flujo de trabajo paso a paso que he usado para que el diagrama de Pareto se traduzca en resultados reales.
Paso 1: Recopila tus datos de ventas sin procesar
Exporta tus datos de ingresos o acuerdos de los últimos 6 a 12 meses. Tu CRM sirve, pero también una hoja de cálculo. Solo asegúrate de que cada fila incluya como mínimo:
- Nombre o ID del cliente.
- Ingresos totales o valor de la operación.
- Origen del cliente potencial (recomendación, captación en frío, página web).
- Sector o segmento.
- Representante o equipo de ventas.
- Tipo de producto o paquete.
Lo que es fácil pasar por alto aquí son las reuniones y llamadas que condujeron a estos acuerdos. Ahí es donde suele estar el "por qué": por qué se cerró el trato, por qué compró el cliente, por qué funcionó la conversación.
Para no depender de notas sueltas o de mi memoria, yo uso Plaud Note Pro para grabar y transcribir las llamadas clave de ventas. Cada resumen incluye quién dijo qué, qué decisiones se tomaron, y qué objeciones surgieron. Así, este anotador de IA me aporta un contexto que olvidaría de otro modo, sobre todo al revisar mis operaciones antiguas.
Paso 2: Ordena y visualiza
Cuando tengas la lista, ordena a tus clientes en función de los ingresos –de mayor a menor–, y luego calcula su cuota como porcentaje del total. Añade una columna acumulativa al lado para verla más fácilmente.
Hecho esto, si utilizas Excel o Google Sheets, crea una gráfica con dos ejes ‘Y’. Usa barras para los ingresos brutos, y una línea para la cuota acumulada. El punto donde tu línea alcanza el 80% representa ese 20% fundamental del principio de Pareto. Y ahí los tienes: esos son los clientes que verdaderamente impulsan tu negocio.
Paso 3: Analiza tu 20%
Aquí es donde el diagrama de Pareto resulta especialmente útil. Fíjate en esos clientes ‘top’ y pregúntate lo siguiente:
- ¿Qué tienen en común?
- ¿Qué producto o plan compran con más frecuencia?
- ¿Qué representante o equipo cerró esas ventas?
- ¿Cómo te encontraron?
- ¿Cuánto tardaron en cerrar el trato?
Aquí es donde el historial de conversaciones es especialmente valioso. Yo he vuelto a las transcripciones de &Plaud Note Pro con Ask Plaud y he encontrado momentos clave que me había perdido, como cuando un cliente reveló cuál era el principal impulsor de su decisión, o cuando un ángulo específico del discurso de ventas logró que cerrara el trato. Revisar estas conversaciones te ayuda a detectar pistas reales, y no solo rasgos superficiales.
Paso 4: Profundiza en las causas raíz
Ahora pasa del "quién" al "por qué". Empieza a agrupar tu 20% en función de señales de comportamiento o rasgos del proceso:
- ¿Con qué rapidez hiciste el seguimiento?
- ¿El precio estaba claro desde el principio?
- ¿Las expectativas estaban alineadas desde la primera reunión?
Aquí también puedes volver a aplicar la regla del 80/20. Una serie pequeños errores –como un tiempo de respuesta lento, unos pasos siguientes poco claros y demasiadas opciones de productos– tienden a causar la mayoría de los tratos perdidos, así que te conviene identificarlos cuanto antes para corregirlos.
Como antes, usar las plantillas de reuniones dentro de la app Plaud hace que esto me resulte mucho más fácil. Estas plantillas me ayudan a estructurar las claves de las conversaciones, –desde que el cliente desvela sus motivaciones hasta la fijación de precios– para poder trabajar con ellas más adelante. Así puedo detectar mucho más deprisa lo que funciona y lo que no.
Paso 5: Pasa de la información a la acción
Al fin y al cabo, los conocimientos solo son útiles si mejoran tu forma de trabajar. Cuando sepas qué clientes y qué acciones conducen a los mejores resultados, considera esto:
- Prioriza los clientes que rinden mejor o tienen un seguimiento más rápido.
- Traslada tus gastos hacia las fuentes que aportan los clientes potenciales adecuados.
- Forma a tu equipo para que repita los ángulos de venta de alto rendimiento.
- Deshazte de los clientes que consistentemente cuestan más de lo que aportan.
He usado AutoFlow con la app Plaud para enviar al correo electrónico de mi equipo –y al mío propio– información clave de las llamadas grabadas. Así, los demás ven lo que funciona en tiempo real, sin necesidad de esperar por una transcripción varios días después.
Cuando dejas de perseguirlo todo a la vez y empiezas a centrarte en las pocas cosas que mueven la aguja, tu proceso deja de sentirse como si estuvieras picando piedra. Es entonces cuando el Pareto deja de ser un concepto y pasa a conformar un sistema.
Cómo multiplicar tu 20% de clientes más importantes
Ahora que ya has identificado ese 20% de clientes que impulsa tu negocio, lo siguiente pasa por descubrir cómo encontrar más clientes así, y dejar de perder el tiempo con los equivocados. Ahí es donde vas a notar el auténtico impulso en tus ganancias.
Define tu perfil de cliente ideal según los ingresos y la eficacia
Los ingresos son importantes, pero no te limites a ellos. Un cliente que paga mucho pero alarga el ciclo de ventas hasta el infinito o crea un sinfín de tickets de soporte no es realmente una victoria. Un alto valor solo importa si requiere una inversión reducida..
Céntrate en clientes que:
- Cierran el trato rápidamente.
- Pagan a tiempo.
- No cambian de objetivos con frecuencia.
- Requieren un trabajo o seguimiento personalizado mínimo.
Cuando hayas identificado a esos clientes, busca rasgos que comparten entre sí:
- Sector o segmento de mercado.
- Tamaño de la empresa o estructura del equipo.
- Frecuencia de compra o ciclo de renovación.
Los líderes de ventas en Reddit suelen mencionar que el auténtico cliente "ideal" es aburrido: no discute por el precio, respeta los plazos y confía en el proceso. ¡Esos son los que tú quieres!
Identifica los rasgos compartidos por tus mejores clientes
Los datos históricos son clave para esto. Comienza por tu lista de operaciones cerradas del año pasado y agrupa las cuentas en función de su rendimiento tras la venta. No te fijes solo en el tamaño de la operación, sino en:
- Tiempo hasta el cierre.
- Coste del soporte.
- Actividad de venta o renovación.
- Canal del que proceden (entrante, recomendaciones, saliente).
Puedes segmentar a los clientes así:
- Altos ingresos + Bajo coste de servicio → Ideal.
- Bajos ingresos + Bajo coste → Automatizar.
- Ingresos altos + Coste elevado → Reevaluar.
- Ingresos bajos + Coste elevado → Eliminar cuanto antes.
Un equipo de ventas descubrió que la mayoría de sus clientes rentables procedían de un seminario web y se cerraban en menos de 30 días. Esa información les ayudó a reducir sus gastos en un 40% y a mejorar la conversión en menos de un mes. Por eso es tan importante fijarse en los detalles para dar con los clientes ideales.
Céntrate en los clientes que estén cerca del PIC
No todos los clientes potenciales tendrán tu perfil ideal desde el comienzo, pero algunos se acercarán. Estos clientes potenciales que no están lejos del PIC –Perfil Ideal del Cliente– merecen tu tiempo: quizá no sean perfectos hoy, pero si se mueven rápido, se comprometen pronto y muestran potencial para escalar, definitivamente merecen la pena..
Lo que quieres evitar es arrastrar por el embudo a clientes potenciales poco adecuados por culpa de un exceso de optimismo. Olvídate de ellos en cuanto veas banderas rojas como:
- Poco ‘engagement’ en los correos electrónicos o las llamadas.
- Autoridad de compra poco clara.
- Grandes retrasos en los siguientes pasos.
- Negociación continua sobre el precio.
Céntrate en lo que funciona
Olvídate de estar dando vueltas en círculos y céntrate en lo que realmente funciona. Eso es lo que te dice el principio de Pareto, y, si sabes seguirlo de manera práctica, vas a encontrar una forma de concentrarte en los clientes que de verdad merecen la pena.
En mi caso, mi proceso se hizo mucho más ágil en cuanto apliqué la regla 80/20. Pasé menos tiempo persiguiendo clientes potenciales inadecuados, y más cerrando tratos que rendían mucho más. Incluso con menos esfuerzo puedes lograr más ingresos, y ese es el camino que realmente te hará crecer.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los ejemplos reales de la regla 80/20?
Apple consigue más del 80% de sus ingresos con menos del 20% de sus productos, principalmente iPhones. En ventas, es el mismo patrón: unos pocos clientes o productos impulsan la mayoría de los ingresos.
¿Cuáles son los errores más comunes al usar la regla 80/20?
Entre los errores más frecuentes destacan centrarse solo en los ingresos sin tener en cuenta los costes de servicio, o no actuar tras identificar el 20% de los clientes o productos más importantes.
¿Cómo hace la regla del 80-20 para mejorar la productividad?
Sencillamente te ayuda a reducir las distracciones y a centrar tu tiempo en los clientes, acciones o canales que generan los mayores resultados de forma consistente.
