En esta guía hablaremos de todo lo que he aprendido a lo largo de los años sobre cómo grabar en Teams de forma eficaz, desde utilizar las características integradas del software hasta incluso utilizar soluciones alternativas como Plaud Note para obtener resultados más rápidos. ¡Cuando entiendas los pasos expuestos más abajo te preguntarás por qué no lo sabías antes!
Cómo grabar reunión en Teams
La primera vez que intenté grabar una reunión de equipo en Microsoft Teams fue un día que nunca olvidaré. Como era mi primera vez, me equivoqué tanto que no me lo podía creer. Cuando conseguí iniciar la grabación, ya había perdido unos 15 minutos de trabajo, y lo peor es que la reunión empezó muy bien, así que había perdido un material muy valioso. Por eso voy a explicarte cómo grabar reunión en Teams paso a paso.
Paso 1: Abre Microsoft Teams y ve al Calendario
Aquí es donde muchísima gente comete un error: se ponen a buscar en la ventana de chat pensando que la opción de grabar está justo ahí, pero en realidad tienes que entrar primero en tu Calendario de Teams. Desde allí verás la reunión programada (Nueva reunión). Haz clic en ella y verás el botón “Unirse”.
Paso 2: Únete a la reunión que quieres grabar
Cuando hagas clic en “Unirse”, asegúrate de que los ajustes de sonido y de la cámara están ajustados como deseas antes de hacer clic en el botón final.
Paso 3: Prepara el contenido antes de la grabación
Este es un consejo rápido que aprendí a base de errores: si vas a compartir diapositivas, una pizarra o tu pantalla, ábrelas antes de empezar a grabar. ¿Por qué? Porque Teams no te espera. Cuando ese punto rojo se activa, todo lo que haces queda registrado.
Paso 4: Iniciar la grabación de la reunión
Cuando estés dentro de la Teams meeting, haz clic en Más acciones (los tres puntos) en la barra de herramientas superior y selecciona Iniciar grabación. Aparecerá una pequeña notificación para que todos sepan que se está grabando la sesión (sí, Teams no te permite grabar a escondidas).
Paso 5: Detén la grabación y guárdala
Cuando hayas terminado, vuelve al mismo menú de Más acciones y selecciona la opción “Detener grabación”. Teams procesa de forma automática el video y lo guarda en OneDrive o SharePoint, según los ajustes de tu organización.
Cómo grabar en Teams con Plaud Note
La grabación de Microsoft Teams es genial, pero no siempre es flexible. Recuerdo que una vez me quedé atascado porque la opción “grabar” no estaba habilitada por mi administrador. ¡Una auténtica pesadilla! En otra ocasión, cuando no pagué el plan mejorado, no pude grabar en absoluto. Aquello fue doloroso.
Necesitaba aprender cómo grabar en Teams de forma más eficaz, y ahí es cuando descubrí herramientas como Plaud Note. Básicamente, es una pequeña grabadora con IA que funciona en Teams, Zoom, Google Meet, llamadas telefónicas e incluso chats en persona. Sin restricciones y sin tonterías de “solo anfitrión”. Si estás harto de estar limitado por las reglas de Teams, este pequeño dispositivo te vendrá genial.
Paso 1: Enciende tu dispositivo Plaud Note
Es un dispositivo pequeño, así que no hace falta pensar demasiado. Mantén pulsado el botón de encendido durante unos segundos hasta que la luz parpadee.
Paso 2: Elige el modo de grabación adecuado
Aquí es donde se pone interesante. La Plaud Note tiene modos específicos diseñados para tu actividad: reuniones online, llamadas telefónicas o conversaciones cara a cara.
Graba llamadas telefónicas mediante un accesorio magnético, o cambia al modo presencial para capturar conversaciones en persona con una claridad cristalina, sin necesidad de trabajar en configuraciones complejas, y con una fricción mínima.
Paso 3: Coloca la Plaud Note para captar mejor el sonido
Si se trata de discusiones en grupo, colócalo en el centro de la mesa. Una vez lo metí debajo de una pila de papeles por accidente. Digamos que la reproducción sonaba como si todo el mundo hablara a través de una almohada. Lección aprendida: línea clara de sonido = grabación clara.
Paso 4: Comienza a grabar con un clic
Esta es la parte buena. Basta con pulsar una vez el botón de grabación, y el sonido empieza a capturarse de inmediato. Sin menús, sin ventanas emergentes, sin confirmaciones del tipo “¿de verdad quieres grabar?” como hace Teams. Sinceramente, resulta liberador.
Paso 5: Detén y guarda la grabación
Cuando hayas terminado, pulsa de nuevo el botón. El archivo se guarda de forma automática en tu almacén de Plaud Note.
Paso 6: Accede a la grabación, transcríbela y resúmela en la app Plaud
Ahora, aquí es donde Plaud Note realmente brilla en Teams. Abre la app Plaud en tu teléfono y verás las grabaciones ordenadas en una lista. Con un solo toque puedes transcribir la reunión, recibir resúmenes generados por IA e incluso compartir lo más destacado con tus compañeros de equipo.
¿En definitiva? Si la grabadora integrada de tu equipo te parece algo limitada o simplemente quieres una copia personal sin depender del administrador, Plaud Note es una gran herramienta, sobre todo si utilizas el plan Pro de Plaud. Es como tener tu propio secretario personal que nunca se queja de las horas extras.
Cómo unirte a una reunión de Teams
Antes de poder grabar o participar, tienes que entrar a la reunión correctamente. Suena obvio, ¿verdad? Sin embargo, te sorprendería la frecuencia con que la gente lo hace mal. Yo también lo he hecho.
- Desde una Invitación de Calendario. Basta con hacer clic en el enlace de Equipos de la invitación.
- A través de la app Microsoft Teams. Abre Teams, ve a tu calendario y pulsa “Unirse”.
- Desde Outlook. Si tu invitación está sincronizada, verás un botón “Unirse a la reunión de Teams” justo en el evento del calendario.
- Como invitado. ¿No tienes Teams instalado? No te preocupes, puedes unirte desde tu navegador. Basta con hacer clic en el enlace y seleccionar “Unirse en la web en vez de esto”.
Mi consejo: Únete siempre unos minutos antes. Una vez llegué tarde solo para darme cuenta de que Teams quería que descargara una actualización. Cinco minutos de incómodo silencio después, si mi conexión era buena.
Conclusión
En última instancia, grabar una reunión de Teams es más que pulsar un botón; se trata de capturar lo importante y conseguir que se comparta y se actúe en consecuencia. Tanto si usas la herramienta de Microsoft como si vas un paso más allá con algo como Plaud Note, el objetivo final es el mismo: mantener a tu equipo informado y en la misma página.
Preguntas frecuentes
¿Dónde encontrar reuniones grabadas de Microsoft Teams?
Normalmente en OneDrive o SharePoint. Las reuniones del canal se almacenan en la carpeta SharePoint del canal. Las privadas, en tu OneDrive personal
¿Cómo reproducir, compartir y gestionar las grabaciones de Teams?
Abre el enlace desde el chat o el hilo de la reunión. Desde ahí puedes verlas en streaming, compartirlas con tus compañeros o descargarlas si tu organización lo permite.
¿Puedo grabar una reunión de Teams cuando no soy el anfitrión?
Sí, pero solo si tu administrador ha habilitado los permisos para los participantes. Si no, verás la opción en gris.
¿Cómo puedo activar la opción de grabación en Microsoft Teams??
Esto depende de tu administrador. Ellos controlan las políticas de reuniones en el Centro de administración de Teams. Si no ves el botón de grabación, haz un ping a tu equipo.
¿Puedes grabar gratis una reunión en Teams?
¡Sí! La grabadora integrada está incluida en Microsoft 365. No hay cargos adicionales. La única pega es que tu organización controla el almacenamiento y los permisos.
