¿Así que quieres usar una IA para reuniones presenciales?
Entonces estás en el lugar correcto. Esta guía te explicará todo lo que necesitas saber sobre el uso de herramientas para tomar notas con IA en reuniones cara a cara. Incluiremos además consejos, casos de uso, beneficios, e incluso recomendaciones de productos para que puedas conseguir justo el que necesitas.
La manera más práctica de usar una herramienta de transcripción IA en una reunión cara a cara es seguir este plan de cinco pasos:
- Eliges una plantilla de notas.
- Colocas tu grabadora con IA para reuniones entre los hablantes, pero sin que estorbe (o simplemente te la enganchas si es un modelo wearable).
- Pulsas grabar al comienzo de la reunión.
- Al terminar la reunión, subes las notas a la nube.
- Finalmente, conviertes esas notas en una base de datos donde se puedan hacer búsquedas, y donde la IA pueda extraer información práctica.
Es realmente así de simple, pero en realidad hay mucho más que puedes hacer. Las herramientas de transcripción IA más avanzadas para reuniones presenciales pueden transcribir, resumir, guardar e incluso analizar cada palabra para identificar patrones de la conversación, resaltar aspectos clave de la reunión, e incluso identificar a los hablantes.
Según una encuesta realizada por Morning Consult para Zoom, el 48% de los líderes encuestados afirmaron pasar más tiempo del que les gustaría tomando notas. ¡De hecho, nos sorprende que este número no sea mayor!
En las siguientes partes de esta guía sobre la IA para reuniones vamos a mostrarte todo lo que necesitas saber para grabar tu próxima reunión física. Incluso compartiremos algunos consejos y nuestras herramientas favoritas para grabar reuniones, como nuestros dispositivos Plaud Note y Plaud NotePin.
Recomendación rápida: si estás buscando una grabadora con IA para reuniones presenciales, te recomendamos revisar nuestro ranking de las mejores grabadoras con IA para reuniones. Nuestro equipo probó y revisó las mejores grabadoras del mercado para crear esta lista: revísala para entender bien lo que te ofrece cada una.
Cómo usar una grabadora con IA para reuniones cara a cara (Resumen)
Puedes usar una grabadora con IA para reuniones presenciales siguiendo estos pasos:
- Primero, obtén el consentimiento. Consigue el consentimiento de todas las partes antes de grabar. Aunque en España basta con que seas parte de la reunión para grabarla legalmente, siempre es más seguro –y más profesional– pedirlo.
- Coloca la grabadora en el centro. Pon la grabadora en el centro de la mesa de reuniones, a la misma distancia de todos los asistentes. Si estás usando un dispositivo de grabación wearable con transcripción IA, ignora este paso.
- Apunta los micrófonos hacia los hablantes. Si alguien está exponiendo, apunta el micrófono hacia esa persona. Algunos dispositivos de grabación de gama alta tienen múltiples micrófonos (¡como nuestro Plaud NotePin!), así que esto no debería ser un problema.
- Elige una plantilla antes de grabar. Nuestros dispositivos vienen con plantillas predefinidas para notas de progreso, notas de terapia y notas de reuniones. Incluso puedes crear tu propia plantilla personalizada para tus reuniones de negocios.
- Pulsa grabar.
- Asegúrate de guardar la transcripción. Después, asegúrate de que tu transcripción esté guardada en la nube. Desde allí, puedes compartirla, analizarla y almacenarla como quieras.
Nota: No te saltes el primer paso del consentimiento solo por timidez o por conveniencia. Es un paso más importante de lo que crees, sobre todo en reuniones internacionales donde puede haber distintos marcos legales involucrados. Además, es una gran seña de cortesía.
Por supuesto, necesitas hacerte con la grabadora con IA para reuniones adecuada para que todo esto funcione.
Hemos descubierto que mucha gente compra dispositivos para tomar notas con IA de baja calidad que no pueden grabar el sonido correctamente. O peor aún, eligen un software online que no puede aplicar su transcripción IA a las reuniones físicas. Entonces intentan soluciones provisionales como usar Zoom juntos en una mesa o grabar usando una aplicación del teléfono. ¡Eso NUNCA funciona bien!
Vamos a repasar algunos conceptos básicos.
¿Qué es una IA para reuniones?
Una grabadora con IA para reuniones es un dispositivo que graba el sonido de reuniones o conversaciones presenciales y lo convierte en texto que puedes leer, buscar y resumir más tarde a través del procesamiento del lenguaje natural. Algunas de estas grabadoras con transcripción IA van incluso más allá y analizan el texto para determinar el estado de ánimo, las ideas clave, los elementos de acción y el tiempo de habla de cada hablante.
Aquí tienes un poco más sobre cómo funcionan estos asistentes de reuniones con IA:
El dispositivo o la aplicación graba el sonido, lo pasa por un motor de voz a texto (normalmente impulsado por un sistema de aprendizaje automático) y genera una transcripción escrita.
Los principales tipos de dispositivos para tomar notas son:
- Aplicaciones (Otter.ai, Fireflies) que se ejecutan en tu teléfono o tu PC.
- Grabadoras independientes (Plaud Note, grabadoras de voz Sony) que se colocan sobre la mesa.
- Wearables (Plaud NotePin) que se enganchan a tu camisa o a la funda de tu teléfono.
A la gente le encantan estos dispositivos porque escribir notas manualmente durante las reuniones es la peor cosa del mundo (sin exagerar).
Las grabadoras con IA para reuniones se encargan automáticamente de la documentación. Así puedes participar en la conversación, hacer preguntas y aportar ideas sin preocuparte por olvidar algo importante. Más adelante podrás buscar temas específicos en la transcripción, o simplemente echarle un vistazo al resumen de la transcripción IA para recordar puntos clave.
Algunas de las características clave de las grabadoras para tomar notas con IA incluyen:
- Transcripción en directo.
- Soporte multilingüe.
- Algunos vienen con transcripción ilimitada.
- La capacidad de generar resúmenes estructurados a partir del sonido.
- Etiquetado de hablantes (por ejemplo, Plaud está diseñado para identificar a los distintos hablantes de las reuniones, incluso en lugares públicos ruidosos).
- Identificación de puntos clave, tareas de seguimiento, y más.
Beneficios de usar una IA para reuniones presenciales
Los beneficios de usar grabadora con IA para reuniones cara a cara abarcan desde una mayor productividad hasta una mejor precisión, e incluso pueden traducirse en beneficios comerciales netos, como mayores cifras de ventas.
NOTA: Grabar reuniones físicas es más difícil que las virtuales. En una llamada de Zoom, por ejemplo, el sonido llega a través de un canal digital limpio, pero en una sala de conferencias te enfrentas al eco, al ruido de fondo, a personas sentadas a diferentes distancias del micrófono, y al teléfono de alguien vibrando sobre la mesa. En estas situaciones necesitas un dispositivo físico con muy buenos micrófonos que además estén orientados de la manera adecuada.
Vamos a repasar más beneficios de estas grabadoras para tomar notas con IA:
Rendimiento mejorado
La mejora de tu rendimiento es el beneficio Nº 1 que obtienes cuando comienzas a usar una grabadora con IA para reuniones. En vez de una toma de notas manual y meticulosa, tu grabadora se encargará de grabar, transcribir y resumirlo todo por ti. Así puedes concentrar tu atención en la reunión en sí, en vez de pasarte dos horas mirando un trozo de papel.
Pero hay más. Las grabadoras con transcripción IA también ayudan de las siguientes maneras:
- Mayor precisión, para que puedas hacer tu trabajo a la perfección.
- Seguimientos sencillos.
- Mayor responsabilidad: se acabaron los juegos de quién le dijo qué a quién.
- Mejor retención de la información.
En pocas palabras: tu IA para reuniones se encarga de hacer el trabajo difícil, mientras tú te concentras en dar lo mejor de ti durante la conversación.
Organizar y compartir notas de reuniones
Una de las mayores ventajas de las grabadoras con IA para reuniones es que convierten cada reunión en una auténtica base de datos donde se pueden realizar búsquedas con resultados inmediatos: muchísimo mejor que un montón de notas olvidadas.
Incluso puedes buscar en semanas o meses de transcripciones y resúmenes de reuniones anteriores para encontrar exactamente lo que alguien dijo sobre un tema específico. Ya no tendrás que desplazarte por páginas de notas escritas a mano ni tratar de recordar en qué reunión se habló del presupuesto. Basta con escribir una palabra clave, y la IA mostrará cada mención.
Además, la mayoría de las grabadoras con transcripción IA también te permiten etiquetar las reuniones por proyecto, cliente o tema. Así lo tendrás todo mucho más ordenado cuando necesites revisar todo lo relacionado con una cuenta específica.
Consejo profesional: Compartir las notas de las reuniones puede mejorar la responsabilidad del equipo. Cuando todo el mundo recibe una transcripción, es menos probable que se contradigan más adelante o que afirmen que nunca estuvieron de acuerdo con algo.
Transcripciones palabra por palabra
Las grabadoras inteligentes generan una transcripción IA de todo lo que se dice en una reunión, y eso es mucho más fiable que las notas garabateadas a mano.
Cuando confías en las notas escritas a mano, la probabilidad de errores es mucho más alta. Escuchas algo, lo interpretas, lo resumes en tu cabeza, y escribes una versión abreviada. Para cuando revisas esas notas más tarde, estás leyendo tu interpretación de lo que se dijo en vez de lo que realmente se dijo.
En cambio, al usar una grabadora con IA para reuniones como Plaud conseguirás un registro sonoro y una transcripción literal de todo lo que se dijo. Eso importa mucho para cosas como negociaciones de contratos, discusiones legales o especificaciones técnicas, donde una sola palabra malentendida puede causar grandes problemas más adelante.
Usar las reuniones como material de formación
Grabar tus reuniones con una herramienta para tomar notas con IA te permite también generar toda una biblioteca de ejemplos reales de tu trabajo que luego puedes usar para la incorporación, formación o la mejora de las habilidades de tu equipo.
En lugar de aquellos viejos –y vergonzosos– juegos de rol, los nuevos empleados pueden escuchar directamente las llamadas de ventas de los empleados con mejor rendimiento. Así conocen de primera mano las palabras exactas que cerraron los acuerdos, cómo se manejaron las objeciones, y qué preguntas hacen realmente los clientes potenciales. Incluso pueden llevarse el material a casa para aprender en su tiempo libre.
Esto es especialmente valioso para los equipos de ventas que necesitan que los nuevos representantes se pongan al día rápidamente. En lugar de jugar a las adivinanzas, pueden ver exactamente qué funcionó y por qué.
Muy bien, ahora que conoces los beneficios, es hora de que aprendas algunos consejos para usar estas grabadoras con IA para reuniones en persona.
Consejos para usar una IA para reuniones presenciales
A continuación, nuestro equipo va a compartir algunos de nuestros mejores consejos para usar una grabadora con IA para reuniones de la manera correcta. Hemos basado estos consejos en miles de reuniones grabadas usando la Plaud NotePin y el Plaud Note.
Nuestros mejores consejos para tomar notas automáticas en reuniones presenciales son:
- Personaliza tu resultado. Elige una plantilla de notas o un formato de resumen antes de empezar a grabar, para que el software sepa qué tipo de resultado necesita generar a partir de la transcripción IA. Puede que tengas que cambiar el formato del hablante o las plantillas de notas según el tipo de reunión.
- Coloca la grabadora de la manera correcta. Pon tu grabadora en el centro de la mesa –donde pueda captar a todos los hablantes por igual–, o engánchate el wearable en el cuello si estás dirigiendo la discusión. Si te pones el dispositivo de la manera incorrecta podrías arruinar el sonido… Pregúntanos cómo lo sabemos (guiño, guiño).
- Consigue el consentimiento de todos. Avisa a todos los participantes de la reunión antes de pulsar el botón de grabación y pídeles su consentimiento, incluso si no lo necesitas en España. La gente agradece el aviso, y esto genera confianza en lugar de hacer que se sientan emboscados más tarde.
- Configura la sincronización en la nube. Activa la copia de seguridad automática en la nube para que tus grabaciones se suban justo al terminar la reunión. Lo último que quieres es perder notas importantes porque tu dispositivo se quedó sin batería o se perdió antes de la sincronización.
¿Está permitido grabar reuniones sin permiso?
En España es legal grabar reuniones y todo tipo de conversaciones con el consentimiento de una de las partes, es decir, que si tú eres una de las partes de esa reunión –y siempre y cuando lo seas de manera legítima– puedes grabarla sin necesidad de informar a nadie más. Se trata de un enfoque distinto al de otros países, donde puede ser necesario el consentimiento de todas las partes, y donde la ubicación de la grabación también importa.
En Estados Unidos, por ejemplo, no es legal grabar a una persona en su domicilio, pero sí en un entorno público o en tu propia casa. Pero esta distinción no se aplica en España. Lo que sí se aplica –y muy seriamente– es tu interés legítimo y tu participación activa en la reunión. Es completamente ilegal grabar una conversación de terceros en la que no eres parte, incluso si lo haces en la vía pública, pese a que mucha gente cree que sí es legal.
La intuición sobre lo que es legal o no en un país determinado puede traicionarnos, y por eso siempre es indispensable que revises a fondo el marco legal de cada región antes de comenzar a grabar con tu herramienta para tomar notas IA. Además, las leyes pueden cambiar continuamente, así que no asumas que el marco legal de hace diez años sigue vigente.
Recuerda que no somos abogados, y esto no es un consejo legal. Las leyes de grabación varían según el estado, el país y la situación. Consulta siempre las leyes locales o habla con un profesional legal antes de grabar reuniones. En caso de duda, la solución más segura es pedirle permiso a todas las personas que estén en la habitación.
Otras preocupaciones de seguridad y privacidad
Más allá de las leyes de consentimiento, debes pensar en la seguridad de los datos y en las regulaciones específicas de la industria. En Plaud, nos enorgullecemos del nivel de seguridad y privacidad que ofrecemos a nuestros clientes. Eso es lo que ha llevado a nuestra Plaud Note a consolidarse como la grabadora de voz con IA para reuniones Nº 1, elegida por más de 1,5 millones de profesionales en todo el mundo.
Si trabajas en la atención médica, también debes tener en cuenta el RGPD y la LOPDGDD. Grabar información de pacientes implica que debes usar una herramienta que cumpla con estas normativas y que aplique los protocolos adecuados de cifrado y almacenamiento de datos. Una aplicación cualquiera que almacene las grabaciones en servidores no seguros podría vulnerar la legislación europea y nacional, y esto resultaría en multas graves.
Los servicios financieros tienen requisitos similares bajo regulaciones como el RGPD y la Directiva MiFID II, que exigen la protección de la información financiera de los clientes y regulan de forma estricta el registro de las comunicaciones. Al grabar las conversaciones con tus clientes debes asegurarte de que tu grabadora con IA para reuniones cumpla con esos estándares de seguridad y cifrado.
Las mejores grabadoras con IA para reuniones presenciales
A continuación queremos ofrecerte una lista de grabadoras inteligentes, por si estás buscando un dispositivo para tomar notas IA en tu próxima reunión. Hay docenas de modelos para elegir. Basándonos en nuestra experiencia en la industria, aquí tienes las mejores grabadoras con transcripción IA de reuniones físicas, en función de su precisión, usabilidad y precio.
NOTA: En la lista vamos a incluir tanto grabadoras físicas como aplicaciones de software, porque a veces hay algo de confusión sobre lo que realmente significa «en persona».
Plaud
No es sencillo ser parciales cuando la fabricamos nosotros, pero los datos son los que son: Plaud es la grabadora con IA para reuniones más popular del mundo, y está muy por encima de la competencia. Más de 1,5 millones de profesionales en todo el globo usan nuestra grabadora con transcripción IA para sus reuniones, entrevistas y grabaciones diarias.
Plaud incluye la mejor precisión de la industria, una batería de larga duración, una seguridad hermética, y plantillas dedicadas para todo tipo de casos de uso profesional.
¡Si buscas en Google casi cualquier término relacionado con una grabadora para tomar notas con IA, seguro que nos encontrarás! Somos el asistente IA para reuniones líder en el mundo para conversaciones presenciales, llamadas telefónicas y reuniones online. Punto.
NOTA: Nuestro plan inicial es 100% gratuito e incluye 300 minutos de transcripción. Y nuestros planes de pago tienen todavía más funciones.
Granola
Granola es una grabadora de voz híbrida que combina la transcripción IA con tus propias notas manuales, así que es bastante útil para reuniones donde quieres tener cierto control sobre lo que se documenta.
Esto funciona bien para reuniones donde necesitas mantenerte participativo, pero también quieres registrar puntos específicos. No estarás escribiendo frenéticamente tratando de anotarlo todo, y tampoco estarás completamente ausente. Además, Granola se sincroniza con tu calendario, y funciona tanto en Mac como en PC.
Otter
Otter es una de las aplicaciones de transcripción IA más populares, pero no es ideal para las reuniones presenciales. Su versión de navegador no puede grabar reuniones en el mundo real, pero su aplicación móvil sí puede. Aun así, cada vez que usas una aplicación de teléfono para grabar reuniones, te enfrentas a una calidad de sonido reducida. Son simplemente las limitaciones de la tecnología. No tenemos nada en contra de Otter.
También es bastante simple de usar. Solo te registras, y luego Otter se une a tu llamada de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams como un participante bot. Luego, transcribe todo en tiempo real, identifica a los hablantes y genera resúmenes con elementos de acción. ¿Qué más necesitas para las reuniones virtuales?
Fireflies
Fireflies es una aplicación de toma de notas con IA que se parece mucho a Otter en el sentido de que está diseñada para reuniones online y puede unirse a videollamadas para transcribir y resumir conversaciones. Pero eso es realmente todo lo que hace. Se une a tu llamada, la graba y la resume. Incluso puede tomar notas IA para crear un breve resumen donde se puede hacer clic a la derecha de tus reuniones para saltar directamente a ese momento.
Se conecta a las mismas plataformas que Otter –Zoom, Teams, Google Meet– y hace básicamente lo mismo: transcripción en tiempo real, identificación de hablantes y resúmenes generados por IA.
Como en el caso de Otter, no es para reuniones físicas. Es solo una herramienta online que opera en tu navegador. Te servirá si la mayoría de tus reuniones son en formato digital.
Blue Dot
Blue Dot es diferente de Otter y Fireflies porque no usa un bot para unirse a tus reuniones. Simplemente las graba de forma directa a través del sonido de tu dispositivo.
Eso significa que no verás un anuncio de «El anotador de Fireflies se ha unido a la reunión» que pueda incomodar a tus clientes. Blue Dot simplemente graba todo lo que ocurre desde tu lado de la conversación sin que nadie lo sepa, a menos que tú se lo digas.
Si realmente estás en un apuro, puedes hacer que funcione para reuniones físicas simplemente encendiéndolo y haciendo que grabe el sonido. Pero no lo recomendamos. Conseguirás unos resultados mucho mejores con un dispositivo físico como los productos de Plaud.
¿Cómo elegir una grabadora con IA para reuniones físicas?
Por último, solo queremos incluir algunos criterios que puedes usar para ayudarte a elegir una grabadora con IA para reuniones presenciales.
- Caso de uso. ¿Estás transcribiendo entrevistas, grabando reuniones de una junta directiva, registrando conferencias, o documentando llamadas de ventas? Distintos escenarios necesitan diferentes funciones. Si estás grabando reuniones presenciales, las herramientas basadas en el navegador no te servirán.
- Portabilidad. Te recomendamos conseguir una grabadora de mano que sea fácil de llevar, o wearables que puedas enganchar a tu ropa. Cualquier cosa demasiado voluminosa será poco conveniente.
- Requisitos de privacidad. ¿Estás comentando información confidencial que necesita un cifrado de extremo a extremo y almacenamiento seguro? A nivel empresarial, normalmente necesitarás algo con buenas certificaciones de seguridad.
- Reputación. Verifica la reputación de la empresa. Muchas compañías de IA son solo proyectos de Kickstarter que no cumplen lo prometido. Investiga un poco, a ver lo que encuentras. ¿La empresa tiene buenas críticas, un servicio de atención al cliente fiable y un buen historial de protección de datos de los usuarios?
¿Por qué elegir Plaud como tu grabadora con IA para reuniones?
La Plaud Note es el mejor dispositivo de hardware para grabar reuniones presenciales y tomar notas IA por muchas razones.
Sabemos que no somos objetivos, pero casi 1,5 millones de profesionales usan Plaud por su simplicidad, su precisión y sus plantillas de notas prediseñadas que organizan de forma automática la transcripción IA de tus reuniones y te ahorran horas de trabajo.
Es como tener una grabadora de voz, un asistente de reuniones con IA y una secretaria personal, todo en un solo dispositivo wearable.
Si quieres grabar una reunión presencial con Plaud, todo lo que tienes que hacer es:
- Engancharlo en tu camisa.
- Pulsar grabar.
- Elegir una plantilla.
- Subir tu sonido.
Eso es todo.
A partir de ahí, nuestro dispositivo impulsado por IA se encarga de todo. Transcribe la conversación, identifica a los hablantes, extrae los puntos clave y lo convierte todo en un documento que puedes compartir, y donde puedes hacer búsquedas. Incluso es capaz de analizar tus notas por ti usando su potente IA para reuniones. ¡Es así de fácil!
